1．こんな悩みがある場合は登録支援機関の変更をおすすめします

1号特定技能外国人を受け入れる企業は、外国人従業員が日本で生活するための各種支援を実施する義務があります。これまでに受け入れ実績がなく、支援体制が整っていない企業では、各支援を専門に請け負う登録支援機関に委託することが多いです。

特定技能制度の創設にあたって、外国人従業員を雇用するために登録支援機関の選定を急いだ企業も多かったのではないでしょうか。継続的に支援を受ける中で、支援内容に疑問や不満を抱くケースも増えてきているようです。

現在委託している登録支援機関に不満がある場合は、支援中の変更も可能です。登録支援機関に対して以下のような悩みがある場合には、委託先変更の検討をおすすめします。

・サポート内容に対して支援委託費用が高いと感じる
・もっと手厚い支援をしてほしい
・外国人従業員から不満が出ている

予算や採用課題など、自社のニーズに合った登録支援機関に変更することで、人材不足を解消しながら、採用コストを抑えられるようになります。

2．登録支援機関を変更する流れ

登録支援機関を変更するには、管轄の地方出入国在留管理局へ届出が必要です。新たな登録支援機関に変更する流れについて説明します。

1.現在の支援委託契約を確認する

まず、現在委託中の登録支援機関との契約内容を確認しましょう。 契約終了日の記載があった場合は、途中で契約を終了する際の規定がないか、どのタイミングで通告が必要かを明確にしておきます。

2.新たな登録支援機関と委託契約を締結する

現在の登録支援機関との契約を終了させたら、新たな登録支援機関と委託契約を締結します。

3.地方出入国在留管理局に届出を提出する

登録支援機関を変更する場合、受け入れ企業は 「支援委託契約の締結又は終了に係る届出書」と「支援委託契約の変更に係る届出書」のふたつを、管轄の地方出入国在留管理局に提出する必要があります。

届出書は、出入国在留管理庁のWebサイトからダウンロードできます。記載例を参考に必要事項を記入しましょう。必要に応じて、変更内容を証明する資料や届出者の身分証明書が必要になるので、確認しておきましょう。

届出書のダウンロードはこちらから

届出書の提出期限は、変更が生じてから14日以内 です。提出はインターネット（出入国在留管理庁電子届出システム）・窓口・郵送の3つがあります。郵送の場合は期日までに必着です。

届出が遅れた場合は、遅延理由文書を添付しなければならないので注意しましょう。

3．新しい登録支援機関を探すときのチェックポイント

自社のニーズに合った支援が受けられる登録支援機関を探すには、登録支援機関のタイプや費用、対応言語や地域をチェックすると良いでしょう。

登録支援機関のタイプ

登録支援機関は、委託先により特徴や強みが異なります。 自社の課題やニーズとあわせて確認してください。

ここでは4つのタイプをご紹介します。

・人材紹介・派遣タイプ
外国人材の紹介や派遣を行っている企業で、採用から支援まで一貫したサポートを受けられます。初めて外国人材を採用する場合や、定着率の改善を目指したい場合に向いています。

・監理団体タイプ
商工会議所や公益法人など、受け入れ企業側の技能実習に関する活動を支援する団体です。外国人雇用支援に関しての実績やノウハウが蓄積されており、送り出し機関とのつながりもあります。すでに外国人材や受け入れ企業と良好な関係を築いている団体も多いため、現在技能実習生を受け入れている企業や、これから特定技能外国人の受け入れを考えている企業におすすめです。

・行政書士タイプ
行政書士や社労士は、在留資格や許認可手続きといった労務管理の専門家です。コンプライアンスに強く、すべての在留資格申請が扱えるメリットがあります。外国人雇用を積極的に行っている企業に向いています。

・教育機関タイプ
2019年4月に在留資格「特定技能」が創設された後、日本語学校に在籍する生徒に対して教育支援を提供し、資格取得をしてもらうニーズが生まれました。その流れから、日本語学校も登録支援機関としての活動を行っています。 日本教育を軸とした支援を受けられるのが強みです。人材育成に力を入れたい企業や、即戦力人材を採用したい企業におすすめです。

支援委託費用

登録支援機関の支援委託費用の相場は、1人当たり月2～3万円といわれています。

ただし、基本的に支援委託費用は一律ではありません。受け入れ企業とのすり合わせによって決められる場合が多く、初期費用の有無や支援範囲、支援対象の人数によっても変わります。

コストを比較する際は、支援内容とあわせて確認しましょう。登録支援機関によっては、オプションの費用込みで設定されていることもあるため、内訳を確認することも大切です。

登録支援機関の支援委託費用については、以下の記事で詳しく説明しています。

登録支援機関への委託費は月額約2～3万！ 特定技能外国人を雇用するコストは？

対応言語

登録支援機関によって、対応できる言語が異なります。

外国人の支援にあたって、コミュニケーションのすれ違いを防ぐためには、できるだけ外国人従業員の母国語を扱える体制が必要です。義務的支援の「相談・苦情への対応」においても、「外国人が十分に理解することができる言語での対応」が必要とされています。

希望の登録支援機関が、自社の外国人従業員の母国語に対応しているかどうかを確認しましょう。外国人材を積極的に採用していきたいとお考えの場合は、将来的な受け入れ予定も加味して考える必要があります。

また、通訳や翻訳のサービス範囲、対応実績についても確認しておくと良いでしょう。外国人が母国語で十分な対応を受けられることは、外国人従業員の定着率向上にも欠かせない要素です。

対応地域

特定技能外国人の受け入れが初めての場合は、会社近くの登録支援機関を選ぶと安心でしょう。必須の条件ではありませんが、緊急のトラブルなどにすぐ対応してもらえるメリットがあります。

また、登録支援機関によっては支援企業を特定のエリアに限定している場合もあります。そのため、対応地域や登録支援機関の所在地を事前に確認しておくと安心です。

4．まとめ

現在利用中の登録支援機関のサポートが十分でない、信頼できないなどの悩みを抱えている場合には、変更により解決できる可能性があります。登録支援機関のタイプや費用、対応言語や地域をチェックすると良いでしょう。

登録支援機関を変更する場合、受け入れ企業は、変更が生じてから14日以内に「支援委託契約の締結又は終了に係る届出書」と「支援委託契約の変更に係る届出書」を管轄の地方出入国在留管理局に提出する必要があります。

外国人従業員へ適切な支援を行うことは、人材の定着やスキルアップにつながるでしょう。株式会社ウィザスでは、ニーズやご予算に合わせた支援もご提案いたします。登録支援機関への委託をご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。